あなたの会社は大丈夫？
従業員の不正を防ぐ「会社の管理体制」構築マニュアル
信頼で築く、鉄壁の城の統治術
静かなる脅威：その信頼は、砂上の楼閣かもしれない
「まさか、うちの従業員が…」
長年信頼していた従業員による不正は、ある日突然やってきます。**例えば、**先日報道された「コーダ・ジャパン事件」のように、会社の根幹を揺がす巨大な津波となって襲いかかるのです。失われるのはお金だけではありません。**具体的には**、顧客の信用、ブランドイメージ、そして共に働く仲間たちの士気という財産です。
あなたの会社という名の「城」は、内部の脅威に対し無防備ではありませんか？性善説だけに頼った経営は、もはやリスクでしかありません。この記事では、恐怖による支配ではありません。**むしろ、**信頼関係を土台とした**不正防止**のための「鉄壁の城」を築く、具体的な統治術を解説します。
城壁の”穴”はどこにある？不正が生まれる3つの温床
不正という名の侵入者は、城壁そのものを破壊するわけではありません。**その代わり、**見過ごされがちな城壁の「穴」から静かに忍び込みます。あなたの城には、次のような脆弱性はありませんか？
- ルールの不在（無法地帯）：「これくらいなら…」という出来心は、明確なルールがない時に生まれます。**なぜなら、**就業規則が曖昧で具体的な罰則がなければ、「不正をしても構わない」という誤ったメッセージになりかねないからです。
- 監視の死角（見えない場所）：特定の担当者しか業務プロセスを把握できない「聖域」はありませんか？**そうした場所は**物理的な監視の目がない上に、業務チェック体制も機能しません。**その結果、**不正の格好の隠れ蓑となってしまいます。
- 資産管理の甘さ（無防備な宝物庫）：現金や在庫の管理が個人任せになっていませんか？**つまり、**「誰も見ていない」状況は、人の心に潜む悪魔を最も誘惑しやすい危険な状態です。
【不正防止】鉄壁の城を築く3つの防衛線
城を守るには、複数の防衛線を築くことが不可欠です。**そこで、**今日からあなたの城の防備を固める**不正防止策**を3つ紹介します。
第一の防衛線：「法の壁」で不正を牽制する（就業規則の見直し）
全ての統治の基本は「法」です。**まずは、**会社の憲法である就業規則に、不正に対する明確な一線を記述しましょう。
- 何をすれば「アウト」か具体的に記す：横領、着服、情報漏洩、カラ出張など、想定される不正行為を具体的に列挙します。
- 罰則を明確にする：「懲戒解雇を含む厳しい処分を科す」と明記することで、強力な抑止力となります。
- 誓約書の取得：入社時には、就業規則を遵守する旨の誓約書を取得します。**これにより、**従業員一人ひとりの不正防止に対する意識を高めるのです。
これは従業員を脅すためではありません。「ここまで越えたら、あなたも会社も不幸になる」という、会社からの愛情のこもった警告なのです。
第二の防衛線：「監視の目」による不正防止（モニタリング体制の構築）
次に、城の隅々まで気を配る「目」を設置しましょう。**ただし、**これは従業員を疑うためではなく、全員を守るための**不正防止策**です。
- 防犯カメラの設置：金庫やレジ周り、重要な資産を保管する倉庫など、不正が起こりやすい場所に設置します。**これは**不正の動かぬ証拠となります。**さらに、**犯罪を企てること自体を思いとどまらせる効果も期待できます。
- 設置における法的注意点：
- 目的を明確に：「防犯および社内資産の保全のため」など、設置目的を従業員に明確に説明します。
- プライバシーへの配慮：更衣室や休憩室など、プライバシーを著しく侵害する場所への設置は避けるべきです。
- 就業規則への明記：カメラによるモニタリングを行う旨を、就業規則に記載しておくことが望ましいです。
第三の防衛線：「宝物庫」を固く閉ざす（日々の業務チェック）
最後に、城の「宝物庫」である現金や資産の管理体制を強化します。**なぜなら、**「一人に任せない」仕組みづくりが**不正防止**の鍵だからです。
現金管理の鉄則チェックリスト
- レジ締めは必ず2名以上で行う。
- 毎日の現金残高と帳簿を照合し、責任者がサインする。
- 小口現金の出金には、必ず承認済みの伝票を必要とする。
- 経理担当者と現金を扱う担当者は、可能な限り分離する。
- 銀行印と通帳は、別々の人間が厳重に保管する。
定期的な棚卸し：在庫や備品も会社の重要な資産です。**したがって、**定期的に実地棚卸を行い、帳簿との差異を確認する体制を整えましょう。
よくある質問
A. 重要なのは「伝え方」です。「あなたたちを疑っている」というメッセージは避けましょう。**そうではなく、**「万が一の事態から会社と皆さんを守る仕組みです」と、設置の目的を誠実に説明することが不可欠です。**また、**透明性のある運用ルールを設けることで、むしろ安心感に繋がります。
A. 全てを一度に完璧にする必要はありません。**まずは**最もリスクの高い「現金管理」から手をつけるなど、できることから始めることが重要です。「レジ締め後の残高を、社長が写真で報告してもらう」など、簡単なルール一つで状況は大きく変わります。
信頼という名の、最強の城壁を築くために
管理体制の強化は、従業員との間に壁を作ることではありません。**むしろ、**それは**不正防止**の共通ルールという土台の上に、より強固な信頼関係を築くための重要なプロセスなのです。
ルールが明確で、公平な目があり、資産が守られている。**こうした**健全な「城」であれば、従業員は安心して仕事に打ち込めます。**そして、**自ら城の発展に貢献したいと心から願うようになるのです。
さあ、今日からあなたの城の防備を再点検し、信頼という名の最強の城壁を築き上げましょう。
コメント